Sie planen, mit Ihrem Unternehmen umzuziehen und wollen sich dafür ideal vorbereiten? Ein Gewerbeumzug ist sehr viel komplexer als ein Wohnungsumzug, daher ist eine gute Vorbereitung das A und O. Mit einer Firmenumzug-Checkliste sind Sie für alles gewappnet und können nichts vergessen. Was Sie alles im vor dem Standortwechsel des Unternehmens beachten sollten und was alles auf der Checkliste stehen sollte, erfahren Sie hier.
1-3 Monate vorher: Den Firmenumzug vorbereiten
Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner über Geschäftsumzug informieren
Gute Umzugsvorbereitungen macht aus, dass Sie alle Beteiligten frühzeitig über den Umzug informieren. Schreiben Sie eine Rundmail an Ihre Mitarbeiter und legen Sie die Vorteile des neuen Standorts dar – so können Sie Ihre Mitarbeiter direkt für das neue Büro begeistern. Sehr gut eignen sich dafür neben den Fakten auch Fotos von dem Standort, zu dem es gehen soll. Auf diese Weise sind die Mitarbeiter im Bilde und entwickeln Vorfreude. Auch ein Zeitplan mit einem konkreten Umzugstermin sollte enthalten sein, damit sich alle auf den Unternehmensumzug vorbereiten können und ausreichend Vorlaufzeit haben. Wenn Fragen, Bedenken oder Wünsche von der Belegschaft zurückkommen, dann hören Sie auf jeden Fall zu und gehen Sie auf Ihre Mitarbeiter ein. Doch nicht nur die Mitarbeiter sollten im Bilde sein: Schicken Sie auch an Ihre Kunden und Geschäftspartner ein Rundschreiben und informieren Sie diese über Ihr Vorhaben. Tipp: Ein Hinweis in den Signaturen der Mitarbeitenden kann bereits den Umzug in neue Geschäftsräume ankündigen.
Dienstleiter und Behörden über Büroumzug informieren
Geben Sie regelmäßigen Dienstleistern Bescheid, dass bei Ihnen ein Gewerbeumzug bevorsteht. Dazu gehören z.B. Banken, Energieversorger und Reinigungsfirmen. Bei einem gewerblichen Umzug sollten Sie auch dem Finanzamt, dem Gewerbeamt und dem Arbeitsamt Ihre neue Anschrift mitteilen. Genauso sollten Sie Ihren Eintrag im Handelsregister und ggf. im Telefonbuch anpassen und z.B. der IHK, dem Berufsverband und der Gewerkschaft Bescheid geben, dass Sie Ihren Firmensitz ändern.
Betriebsumzug: Vor dem Umzugstermin den Transport planen
Auf der Büroumzug-Checkliste sollte stehen, dass Sie bereits jetzt nach einer passenden Spedition für Ihr Umzugsgut suchen sollten. Achten Sie darauf, dass sie auf Firmenumzüge spezialisiert ist. Es ist wichtig, dass Sie sich an einen spezialisierte Umzugsfirma wenden, da dieser genau weiß, wie er mit empfindlichen Geräten umgehen soll. Wenn Sie einen Firmenumzug planen, kann es allerdings nie schaden, eine Zusatzversicherung gegen Transportschäden an den Einrichtungsgegenständen abzuschließen. Beantragen Sie schon jetzt Halteverbotszonen und besorgen Sie Umzugsmaterial. Jetzt ist auch der passende Zeitpunkt, um festzulegen, welche Räume zuerst aus- und dann wieder eingeräumt werden sollen. Für den Umzugstag wählen Sie am besten einen Tag aus, der ein geringes Arbeitsaufkommen hat, so bleibt der Arbeitsausfall gering.
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1-2 Wochen vor dem Firmenumzug: Termine festlegen
In den letzten Wochen vor dem Firmenumzug lassen Sie sich alle wichtigen Termine bestätigen: Spedition, Handwerker und externe Dienstleister. Erinnern Sie sicherheitshalber auch Ihre Mitarbeiter nochmal an den bevorstehenden Umzug. Jetzt ist auch die Zeit gekommen, um eine Reinigungsfirma zu beauftragen, die die alten Räume zeitnah nach dem Firmenumzug reinigt und die Schlüsselübergabe zu planen. Ihre Mitarbeiter können Sie beim Einpacken die Möbel beschriften lassen, damit diese wieder schnell im neuen Büro aufgebaut werden können. Merken Sie, dass manche Möbel entsorgt werden können, dann können Sie den Umzug direkt zum Aussortieren nutzen. Vielleicht wollen Sie die Möbel aber nicht direkt entsorgen, falls Sie diese später noch einmal nutzen möchten. In diesem Fall können Sie Ihre Möbel oder Geräte z.B. an einem unserer Standorte zwischenlagern. Gerne beraten wir Sie dazu unter der 0800 404 088 036.
Am Tag des Umzugs
Es ist so weit, der Umzugstag ist da und alles ist in Kisten verstaut. Kontrollieren Sie am alten Standort, ob nichts vergessen wurde und prüfen Sie am neuen Standort, ob alles an seinem Platz steht. Um Streitigkeiten vorzubeugen, lohnt es sich, das alte und das neue Treppenhaus vor dem Transport auf Schäden zu kontrollieren und Fotos zu machen. Um Ihnen Ihr Vorhaben etwas zu erleichtern, haben wir Ihnen eine Checkliste für den Firmenumzug in einer Übersicht zusammengestellt.
Nach dem Umzug
Ist der Umzug vollbracht, geht es ans Auspacken und Anschließen der Geräte. Falls Schäden durch den Transport entstanden sind, melden sie diese direkt der Speditionsfirma. Ab dann heißt es: Im neuen Büro ankommen und es einweihen. Wir wünschen dabei viel Spaß!
Die Sitzverlegung einer GmbH: Ablauf von Gewerbeamt bis Registergericht
Bei dem Umzug einer Firma sollten Sie zwischen einer Sitzverlegung oder einer Änderung der Geschäftsadresse unterscheiden. Bei dener Sitzverlegung müssen Sie eine Gesellschafterversammlung einberufen, um diese zu beschließen.
Möchten Sie mit Ihrer GmbH eine Sitzverlegung vollziehen, dann müssen Sie einige bürokratische Regelungen beachten. So muss die Sitzverlegung dem Gewerbeamt sowohl am bisherigen als auch am neuen Standort informiert werden. Desselbe gilt für das Finanzamt. Die Sitzverlegung einer GmbH sollten Sie zudem der IHK sowie der Krankenkasse und den Sozialversicherungsträgern mitteilen.
Vergessen Sie bei einem Firmenumzug die Adressänderung nicht und setzen Sie diese auch rechtzeitig in Ihren Briefköpfen sowie in den E-Mail-Signaturen um. Ebenfalls müssen Sie im Handelsregister eine Andressänderung melden. Dafür sollten Sie die Sitzverlegung der GmbH beim Notar bestätigen lassen.
Firmenumzug: Kosten für den Standortwechsel
Die Kosten für den gesamten Umzugsprozess können stark variieren. Kalkulieren Sie also gut, wenn Sie für Ihren Umzug Kosten berechnen. Je nach Umzugsvolumen, also der Menge an Umzugskartons, aber auch der Entfernung von einem Standort zum anderen sowie dem zusätzlichen Aufwand, der zum Beispiel bei Gefahrgut entsteht, unterscheiden sich die Kosten der Umzugsfirma. Auch eine Transportversicherung kann noch hinzukommen.
Eine pauschale Angabe zu der Betriebsausgabe zu machen, ist deshalb schwierig. Bei einer Bürogröße von rund 120 m² und einer Distanz von maximal 120 km können Sie zum Beispiel Umzugsunternehmen-Kosten von 900 € bis 1.700 € einplanen, bei 80 m² etwa 500 € bis 1.000 €.
Nicht nur die Umzugsservice-Kosten sollten Sie jedoch in Ihrer Kostenübersicht berücksichtigen. So kann es zum Beispiel sinnvoll sein, Teile der Büroausstattung oder Akten zwischenzeitlich einzulagern, um die Prozesse beim Umzug zu vereinfachen. Bei mylager können Sie hier sparen: Wir bieten Ihnen Lager an zahlreichen Standorten in ganz Deutschland schon ab einem Kubikmeter bis zu rund 50 m² an – schon ab einem Monat und zum All-in-Preis. Rufen Sie uns doch einmal unter der 0800 404 088 036 oder schreiben Sie uns unter [email protected]. Gerne zeigen wir Ihnen unsere Flächen bei einem Besichtigungstermin!
