Sie planen, mit Ihrem Unternehmen umzuziehen und wollen sich dafür ideal vorbereiten? Ein Gewerbeumzug ist sehr viel komplexer als ein Wohnungsumzug, daher ist eine gute Vorbereitung das A und O. Mit einer Checkliste für Ihren Firmenumzug sind Sie für alles gewappnet und können nichts vergessen. Was Sie alles im Vorfeld beachten sollten und was alles auf der Checkliste stehen sollte, erfahren Sie hier.
1-3 Monate vorher: Den Firmenumzug mit Checkliste vorbereiten
Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner informieren
Eine gute Vorbereitung macht aus, dass Sie alle Beteiligten frühzeitig über den Umzug informieren. Schreiben Sie eine Rundmail an Ihre Mitarbeiter und legen Sie die Vorteile des neuen Standorts dar – so können Sie Ihre Mitarbeiter direkt für das neue Büro begeistern. Sehr gut eignen sich dafür neben den Fakten auch Fotos von dem Standort, zu dem es gehen soll. Auf diese Weise sind die Mitarbeiter im Bilde und entwickeln Vorfreude. Wenn Fragen, Bedenken oder Wünsche von der Belegschaft zurückkommen, dann hören Sie auf jeden Fall zu und gehen Sie auf Ihre Mitarbeiter ein. Doch nicht nur die Mitarbeiter sollten im Bilde sein: Schicken Sie auch an Ihre Kunden und Geschäftspartner ein Rundschreiben und informieren Sie diese über Ihr Vorhaben. Tipp: Ein Hinweis in den Signaturen der Mitarbeitenden kann bereits den Umzug ankündigen.
Dienstleiter und Behörden informieren
Geben Sie regelmäßigen Dienstleistern Bescheid, dass bei Ihnen ein Umzug bevorsteht. Dazu gehören z.B. Banken, Energieversorger und Reinigungsfirmen. Teilen Sie auch dem Finanzamt, dem Gewerbeamt und dem Arbeitsamt Ihre neue Anschrift mit. Genauso sollten Sie Ihren Eintrag im Handelsregister und ggf. im Telefonbuch anpassen und z.B. der IHK, dem Berufsverband und der Gewerkschaft Bescheid geben.
Transport planen
Auf der Checkliste für Ihren Firmenumzug sollte stehen, dass Sie bereits jetzt nach einer passenden Spedition suchen sollten. Achten Sie darauf, dass sie auf Firmenumzüge spezialisiert ist. Es ist wichtig, dass Sie sich an einen Spezialisten wenden, da dieser genau weiß, wie er mit empfindlichen Geräten umgehen soll, allerdings kann es nie schaden, eine Zusatzversicherung gegen Transportschäden abzuschließen. Beantragen Sie schon jetzt Halteverbotszonen und besorgen Sie Umzugsmaterial. Jetzt ist auch der passende Zeitpunkt, um festzulegen, welche Räume zuerst aus- und dann wieder eingeräumt werden sollen. Für den Umzugstag wählen Sie am besten einen Tag aus, der ein geringes Arbeitsaufkommen hat, so bleibt der Arbeitsausfall gering.
1-2 Wochen vor dem Firmenumzug: Termine festlegen
In den letzten Wochen vor dem Firmenumzug lassen Sie sich alle wichtigen Termine bestätigen: Spedition, Handwerker und externe Dienstleister. Erinnern Sie sicherheitshalber auch Ihre Mitarbeiter nochmal an den bevorstehenden Umzug. Jetzt ist auch die Zeit gekommen, um eine Reinigungsfirma zu beauftragen, die die alten Räume zeitnah nach dem Firmenumzug reinigt und die Schlüsselübergabe zu planen. Ihre Mitarbeiter können Sie beim Einpacken die Möbel beschriften lassen, damit diese wieder schnell im neuen Büro aufgebaut werden können. Merken Sie, dass manche Möbel entsorgt werden können, dann können Sie den Umzug direkt zum Aussortieren nutzen. Vielleicht wollen Sie die Möbel aber nicht direkt entsorgen, falls Sie diese später noch einmal nutzen möchten. In diesem Fall können Sie Ihre Möbel oder Geräte z.B. an einem unserer Standorte zwischenlagern. Gerne beraten wir Sie dazu unter der 0800 404 088 036.
Am Tag des Umzugs
Es ist so weit, der Umzugstag ist da und alles ist in Kisten verstaut. Kontrollieren Sie am alten Standort, ob nichts vergessen wurde und prüfen Sie am neuen Standort, ob alles an seinem Platz steht. Um Streitigkeiten vorzubeugen, lohnt es sich, das alte und das neue Treppenhaus vor dem Transport auf Schäden zu kontrollieren und Fotos zu machen. Um Ihnen Ihr Vorhaben etwas zu erleichtern, haben wir Ihnen eine Checkliste für den Firmenumzug in einer Übersicht zusammengestellt.
Nach dem Umzug
Ist der Umzug vollbracht, geht es ans Auspacken und Anschließen der Geräte. Falls Schäden durch den Transport entstanden sind, melden sie diese direkt der Speditionsfirma. Ab dann heißt es: Im neuen Büro ankommen und es einweihen. Wir wünschen dabei viel Spaß!
