Die richtige Archivierung von Dokumenten ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ob Steuerunterlagen, Verträge oder Rechnungen – eine klare Organisation spart Zeit, vereinfacht Arbeitsprozesse und sorgt dafür, dass alles bei Bedarf schnell griffbereit ist. Doch viele Unternehmen stoßen auf Herausforderungen bei der Archivierung ihrer Dokumente, besonders wenn es an Lagerplatz im Büro mangelt. In diesem Artikel geben wir umfassende Tipps zur effizienten Archivierung und zeigen, wie eine externe Lösung helfen kann, wenn der eigene Platz knapp wird.
1. Dokumente digitalisieren und archivieren: Vorteile und Grenzen
In vielen Unternehmen spielt die elektronische Archivierung heute eine große Rolle. Sie bietet zahlreiche Vorteile, da digitale Dokumente leichter abrufbar und oft platzsparender sind. Doch es gibt auch Grenzen:
- Vorteile der digitalen Archivierung: Ein digitales Archiv spart Platz, erleichtert die Auffindbarkeit und ist häufig sicherer vor Beschädigungen durch Umwelteinflüsse. Digitale Systeme bieten außerdem eine schnelle Durchsuchbarkeit und können, wenn richtig organisiert, GoBD konform und revisionssicher sein.
- Grenzen und Pflichten der physischen Archivierung: Bestimmte Dokumente, wie Verträge oder Steuerbelege, müssen oft weiterhin analog und physisch aufbewahrt werden, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen oder hohen Sicherheitsansprüchen zu genügen. Originale von Papierdokumenten erfordern eine revisionssichere Ablage, die nach dem Grundsatz der Unveränderbarkeit erfolgt.
GoBD-konform archivieren: Was bedeutet das?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Richtlinien, die sicherstellen, dass Archivierungen jederzeit nachvollziehbar und unveränderbar sind – ein Muss für Steuerprüfungen und Unternehmenssicherheit.
2. Effizient Dokumente archivieren: Anforderungen an ein optimales System
Eine gut geplante Dokumentenarchivierung erfüllt wichtige Anforderungen, die sowohl physische als auch elektronische Archivierung betreffen:
- Sicherheit und Schutz: Sowohl physische als auch digitale Archive müssen sicher sein, um unbefugten Zugang und Datenverlust zu verhindern. Während digitale Archive durch Firewalls geschützt werden, benötigen physische Archive verschließbare und brandsichere Lagerräume. Hier spielt die Revisionssicherheit eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass Dokumente vollständig und unverändert archiviert werden.
- Raumbedarf und Platzoptimierung: Viele Unternehmen mit wenig Lagerfläche müssen ihre Lagerkapazität effizient nutzen. Professionelle Lageranbieter wie mylager bieten flexible Mietflächen, die den Anforderungen von Dokumentenarchiven gerecht werden.
- Klimatische Bedingungen: Papierdokumente benötigen stabile Temperaturen und niedrige Luftfeuchtigkeit, um langfristig erhalten zu bleiben. Ein externes Archiv mit kontrolliertem Klima hilft, Schäden an wertvollen Dokumenten zu verhindern.
3. Effiziente Dokumentenarchivierung: Schritte für mehr Ordnung und Übersichtlichkeit
Um die Dokumentenarchivierung effizient zu gestalten, sollten Unternehmen einige grundlegende Schritte befolgen:
- Sortieren und Kategorisieren: Mit einer klaren Struktur lassen sich wichtige Dokumente schneller auffinden. Kategorien wie Abteilungen, Dokumenttypen oder Jahreszahlen können eine gute Grundlage für die Archivstruktur bieten.
- Aufbewahrungsfristen beachten: In vielen Branchen gibt es gesetzliche Fristen, die eingehalten werden müssen. Indem diese Fristen in das Dokumentenmanagement integriert werden, bleibt das Archiv stets rechtskonform.
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Veraltete Dokumente sollten regelmäßig aussortiert und sicher vernichtet werden, um Platz für aktuelle Unterlagen zu schaffen. Dies hält das Dokumentenmanagement effizient und übersichtlich.
4. Physische Archive richtig einrichten und optimieren
Wenn der Platz im eigenen Büro für physische Dokumentenarchive begrenzt ist, kann eine externe Lagerlösung eine effiziente Alternative bieten. Ein gut eingerichtetes Archiv optimiert den Raum und ermöglicht schnellen Zugriff.
- Archivraum-Ausstattung: Stabilität und Zugänglichkeit sind hier wichtig. Regalsysteme, Archivboxen und beschriftete Ordner helfen, den Raum optimal zu nutzen und Dokumente vor Staub und Licht zu schützen.
- Schneller Dokumentenzugriff: Ein praktisches System zur Kategorisierung und Lagerung ermöglicht es, benötigte Dokumente schnell und effizient zu finden. Farbcodierungen und eindeutige Beschriftungen sind hier besonders hilfreich.
5. Externer Lagerraum für die Archivierung von Dokumenten: Eine flexible Lösung
Bei Platzmangel oder steigenden Sicherheitsanforderungen kann ein externer Lagerraum eine sinnvolle Alternative sein, um Dokumente sicher zu archivieren:
- Vorteile eines externen Lagers: Flexible Mietbedingungen, professionell überwachte Lagerumgebungen und Klimakontrolle sorgen für maximale Sicherheit und Flexibilität.
- Flexibel Dokumente archivieren mit mylager: Mit flexiblen Lagerlösungen bieten wir Unternehmen die Möglichkeit, ihre Lagerflächen an wechselnde Bedürfnisse anzupassen. Ob für kurzfristige Archivierung oder langfristige Aufbewahrung – wir stellen Ihnen den benötigten Platz zur Verfügung.
6. Hybride Lösungen: Dokumente digital und physisch archivieren
Eine hybride Archivlösung vereint die Vorteile digitaler und physischer Archive. Diese Strategie bietet Unternehmen maximale Flexibilität und Sicherheit.
- Effiziente Kombination aus digital und physisch: Unternehmen können alle gängigen Dokumente digitalisieren und physisch nur die Originale aufbewahren, die besonders schützenswert sind. Diese Kombination spart Platz und sorgt für schnelle Verfügbarkeit.
- Praktische Tipps für hybride Archivsysteme: Nutzen Sie digitale Ordnerstrukturen und synchronisierte Kategorisierungen, um sowohl im digitalen als auch im physischen Archiv den Überblick zu behalten. Ein abgestimmtes System schafft eine höhere Effizienz.
Fazit
Eine durchdachte Dokumentenarchivierung spart nicht nur Platz und Zeit, sondern schützt auch wichtige Unternehmensdaten. Ob physisch oder digital – ein effizientes Archivierungssystem zahlt sich langfristig aus. Wenn der Platz im Büro knapp ist, bietet ein externer Lagerraum wie der von mylager die ideale Lösung. Flexibel und sicher können Unternehmen hier ihre Dokumente aufbewahren und sich auf das Wesentliche konzentrieren.
