Es gibt Dinge, die bewahrt man nicht aus Sentimentalität oder zur Erinnerung auf, sondern weil man muss. Dazu gehören Akten und Dokumente aus Papier wie beispielsweise private Steuerunterlagen und Versicherungspapiere oder Dokumente aus einem selbständigen Geschäftsbetrieb. Mit den Jahren können sich so große Mengen an Unterlagen sammeln und wertvollen Platz wegnehmen.
Vielen scheint da eine einfache Lösung naheliegend: Die Dokumente werden in Kartons verstaut und verschwinden in Kellern, auf Dachböden oder in Garagen. Hier sind sie jedoch nur selten wirklich sicher. Denn nicht nur Geschäftstreibende, sondern auch Privatpersonen müssen ihre Unterlagen so aufbewahren, dass sie auch nach Jahren noch lesbar und vollständig sind. Bei der Einlagerung von Dokumenten muss deshalb sichergestellt werden, dass sie geschützt sind vor …
- Staub, Feuchtigkeit und Schimmel
- Fraßschädlingen
- intensiver Sonneneinstrahlung
- Kontakt mit zersetzenden Chemikalien
- Temperaturschwankungen
- dem Zugriff Unbefugter und vor Diebstahl
Ein feuchter Keller, eine zugige, nicht gesicherte Garage oder ein Dachboden, auf dem sich Fraßschädlinge nur so tummeln, sind mit Sicherheit keine geeigneten Plätze für eine mehrjährige Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten.
Sichere Akteneinlagerung in einem professionellen Aktenarchiv
Das heute verwendete Papier ist zwar säureärmer und daher deutlich widerstandsfähiger als früher, dennoch sind Dokumente noch immer anfällig für Papieralterung und -zerfall. Alle Papierarten reagieren dabei besonders empfindlich auf Luftfeuchtigkeit, die entweder zu hoch oder zu niedrig ist oder starken Schwankungen unterliegt. Auch direkte Sonneneinstrahlung oder künstliches UV-Licht setzen Papier zu und lassen Dokumente in kurzer Zeit bis zur Unleserlichkeit vergilben.
Akten und Dokumente, die viele Jahre zerfallssicher eingelagert werden müssen, sind deshalb in einem professionellen Aktenarchiv, so wie mylager sie auch in Ihrer Region bietet, sicher, dauerhaft und jederzeit zugänglich aufgehoben. Denn nur hier herrschen die passenden Bedingungen, die Dokumente vor dem Vergilben, Schimmeln und Zerfallen schützen.
Das passende Mikroklima ist für die Akteneinlagerung essentiell
Professionelle Aktenarchive sind so eingerichtet, dass Dokumente bei einer konstanten Raumtemperatur von 18° Celsius und einer relativen Luftfeuchtigkeit zwischen 45 und 55 % aufbewahrt werden können. So wellen sich die eingelagerten Unterlagen weder auf noch wird das Papier zu trocken und damit porös, sondern es behält eine stabile Form.
Zusätzlich zum idealen Mikroklima schützen Aktenarchive die eingelagerten Dokumente auch vor schädlichem Lichteinfall. Die Räumlichkeiten werden dazu entweder komplett abgedunkelt oder lichtundurchlässige Behältnisse zur Einlagerung der Akten zur Verfügung gestellt.
Um die eingelagerten Unterlagen zudem gegen Umwelteinflüsse, Unfälle und Diebstahl abzusichern, sind Aktenarchive standardgemäß mit Sprinkler- und Alarmanlagen ausgestattet. Viele Archive, so wie auch die von mylager, werden zusätzlich durch geschultes Sicherheitspersonal bewacht: Sicherheitsvorkehrungen, wie sie im privaten Zuhause selten anzutreffen sind. Mit einer professionellen Einlagerung Ihrer Akten leisten Sie so auch einen wichtigen Beitrag zum Datenschutz.
Ordnung und Übersicht – die Akteneinlagerung richtig vorbereiten
Wenn Sie große Dokumentenmengen sicher einlagern möchten, steht zunächst die Frage im Raum, wie Sie Ihr Vorhaben sinnvoll organisieren und vorbereiten können. Schließlich sollen die Akten nicht nur viele Jahre der Einlagerung unbeschadet überstehen, sondern bei Bedarf auch schnell und vollständig wieder auffindbar sein.
Deshalb ist es ratsam, sich schon von Anfang an ein logisches Ablagesystem zu überlegen. Der Umfang des Systems ist dabei natürlich immer davon abhängig, wie viele Unterlagen Sie einlagern müssen: Reichen für private Akteneinlagerungen einfache Ordner mit Beschriftungen wie z. B. „Bankunterlagen“ oder „Steuerbelege“, müssen Unternehmen ein effektives Ablagesystem für das komplette Firmenarchiv finden. Hierbei leisten speziell geschulte Mitarbeiter oder Archivare Hilfestellung.
Klassische Bürohelfer wie Aktenordner aus Pappe oder Kunststoff, Trennblätter und stabile Kartons sind jedoch in jedem Fall nützlich: Hier können Dokumente nach Art, Datum und Zweck sinnvoll zusammengefasst, beschriftet und archiviert werden.
Schriftgutverwaltung: Geschäftsvorgänge richtig dokumentieren
Für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen ist eine systematische und effiziente Erfassung besonders wichtig. Wenn Sie wichtige betriebliche Akten verwalten, sollten Sie deshalb ein Aktenordnungssystem implementieren, das Ihnen dabei hilft, Ihr Schriftgut zu verwalten. Dabei gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsformen von Schriftgut. Einige Unternehmen wenden sich immer mehr digitalen Archivierungssystemen für Akten und der E-Akte zu, während andere weiterhin Papiere organisieren. Beide Vorgehensweisen sind berechtigt – Sie entscheiden, was zu Ihrem Unternehmen besser passt und wie Sie geltende Vorgaben zur Aufbewahrung am besten umsetzen.
Die Archivierung von Akten stellt jedoch im Alltag eine große Herausforderung dar. Denn es muss sichergestellt werden, dass die Dokumente langfristig nutzbar und Vorgänge nachvollziehbar bleiben. Ein Aktenplan kann helfen, die Schriftgutverwaltung und die Vorgänge, die damit verbunden sind, besser zu organsisieren. Standardmäßig werden diese in Behörden angewandt, aber auch in Unternehmen können Sie von solchen Plänen profitieren. So bietet sich zum Beispiel eine hybride Lösung an: Sie archivieren das Schriftgut in Archivräumen und registrieren digital, wo welche Akten liegen. So können Sie mit System Ihre Unterlagen sammeln. Hilfsmittel wie Softwares unterstützen Sie dabei, die Aufbewahrungsfristen von Schriftgut zu überprüfen, Akten in ein Ordnungssystem einzufügen und dabei offizielle Vorgaben zu berücksichtigen.
Wenn Sie noch einen passenden Lagerraum für Ihre Archivierung benötigen, dann senden Sie uns gern eine unverbindliche Anfrage! Bei mylager können Sie Archivflächen zum monatlichen Pauschalpreis anmieten – langfristig oder monatlich.
Dokumentenechte Materialien für die Akteneinlagerung auswählen
Damit das eingelagerte Papier nicht durch chemische Reaktionen mit anderen Materialien beschädigt wird, sollten Sie vor dem Abheften Fremdkörper wie Büro- oder Heftklammern aus Metall entfernen. Diese neigen unter Umständen zu Klammerrost und können das Papier verfärben und empfindlich angreifen. Stattdessen eignen sich Klammern aus Papier.
Bei der Verwendung von Klarsichtfolien, Klebestreifen und Klebezetteln sollten Sie außerdem auf dokumentenechte Materialien achten: Folien oder Post-its enthalten üblicherweise Weichmacher, die die Druckfarbe auf dem Papier angreifen. Nach mehreren Jahren der Einlagerung können Unterlagen unleserlich werden, weil die Druckfarbe an der Folie klebt oder verwischt.
Unterlagen aus Thermopapier verfallssicher aufbewahren
EC-Belege, Kassenbons oder Bewirtungsbelege bestehen häufig aus Thermopapier. Das Papier wurde speziell für das Thermodruckverfahren in Bondruckern entwickelt und ist mit einer temperaturempfindlichen Schicht ausgestattet. Diese setzt unter Hitzeeinwirkung Farbstoffe frei. Dadurch verblassen die Aufdrucke auf dem Papier schnell, mitunter sogar schon innerhalb weniger Tage. Thermopapier gilt deshalb als nicht dokumentenecht.
Müssen Sie dennoch Belege aus Thermopapier einlagern, empfiehlt es sich grundsätzlich, hochwertiges Papier zu nutzen. Auch hier gilt, dass das Material vor Lichteinstrahlung und schwankender Luftfeuchtigkeit geschützt werden muss. Zusätzlich sollte jeder Kontakt mit Desinfektions- und Lösungsmitteln sowie Ölen und Fetten vermieden werden. Zur Sicherheit können Sie auch Kopien der jeweiligen Belege anfertigen und zusammen mit dem Original abheften.
Welche Akten und Dokumente müssen überhaupt eingelagert werden?
Längst nicht alle Dokumente müssen akribisch aufbewahrt werden. Selbst die Archivierung in Papierform ist nicht mehr für alle Unterlagen notwendig. Für viele Dokumente ist mittlerweile eine digitale Archivierung völlig ausreichend. Dennoch sieht der Gesetzgeber für einige Unterlagen nach wie vor eine mehrjährige Aufbewahrung des Papieroriginals vor.
Die Aufbewahrungspflicht betrifft Kleinunternehmer, Privatpersonen und Unternehmen gleichermaßen. Die revisionssichere, lesbare und jederzeit frei zugängliche Aufbewahrung von Akten und Dokumenten unterliegt dabei bestimmten Aufbewahrungsfristen, die sich immer nach der Art des Dokuments richtet und wer es für welchen Zweck benötigt:
- Aufbewahrung von Dokumenten zwischen 6 und 10 Jahren für Gewerbetreibende: Alle Buchungsbelege, die vollständigen Jahresabschlüsse, den Zoll betreffende Dokumente, Lagerberichte, Lohnkonten, Auftragsunterlagen, Versicherungsunterlagen, Eröffnungsbilanzen und Inventarverzeichnisse sowie weitere Schriftstücke, die das Unternehmen als solches betreffen
- Aufbewahrung von Dokumenten bis zu 10 Jahren für Freiberufler und Kleinunternehmer: Alle Unterlagen, die für eine Steuerprüfung relevant sind
- Aufbewahrung bis zu 3 Jahren für Privatpersonen: Kaufbelege und Rechnungen sollten bis zu 2 Jahren, Bankunterlagen bis zu 3 Jahren aufbewahrt werden. Steuerunterlagen müssen nicht mehr aufbewahrt werden, sollten zur Sicherheit einer nachträglichen Prüfung auf Steuerhinterziehung aber dennoch in Kopie bis zu 10 Jahre eingelagert werden.
Darüberhinaus empfiehlt es sich immer, folgende Unterlagen ein Leben lang als Papieroriginal einzulagern:
- Versicherungspolicen, aus denen ein Leistungsanspruch hervorgeht (Renten- und Lebensversicherungen, private Pflegeversicherungen, Kreditunterlagen und weitere)
- Persönliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen
- Kauf- und Pachtverträge von Immobilien und anderen unbeweglichen Gütern
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