Digitales Dokumentenmanagement leicht gemacht

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Umso größer Ihr Unternehmen wird, desto mehr wachsen auch die Informationen, die dokumentiert werden sollen und müssen. Sie kennen das bestimmt: die Aktenführung in der Firma wird von Jahr zu Jahr aufwendiger. Schließlich müssen auch alte Unterlagen aufbewahrt werden und für den Fall der Fälle zugänglich und vor allem auffindbar bleiben. Um Ihr System zu vereinfachen, bietet sich die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements an. So können Sie Papierakten in elektronische Akten umwandeln und auf diese Art Ihr Archiv entlasten. Bei mylager sind wir Experten für Ordnung und Archivierung. Wie Sie die elektronische Aktenführung am besten umsetzen und wann Papierarchive die bessere Lösung sind, erfahren Sie im Folgenden!

Digitales Dokumentenmanagement: Der Weg zum papierlosen Ablagesystem

Softwarelösungen wie Dokumenten-Management-Systeme (DMS) machen es heutzutage einfach, Papierakten mit vergleichsweise geringem Aufwand zu digitalisieren. Vor allem Personalabteilungen oder die Buchhaltung profitieren von einem elektronischen Dokumentenmanagement, da sie mit sehr großen Datenmengen zu tun haben. Der Weg dorthin ist gar nicht so einfach: Denn viele Unternehmen haben noch ein komplett physisches Archiv. Wenn Sie Ihre Dokumente oder zumindest Teile davon digitalisieren möchten, sollten Sie diese Schritte berücksichtigen:

  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über die momentane Situation: Welche Prozesse bestehen momentan, wo werden welche Akten aufbewahrt etc.?
  • Planen Sie sowohl, mit welchem System Sie die Akten digitalisieren als auch wie Sie diese in der Software anordnen möchten, um den Überblick zu behalten.
  • Entscheiden Sie sich für ein Programm, das speziell auf digitales Dokumentenmanagement ausgelegt ist und das zu Ihrer Zielsetzung passt.
  • Setzen Sie Ihren Plan um und dokumentieren und strukturieren Sie die digitalisierten Dateien sorgfältig.
  • Führen Sie Schulungen durch, um den Mitarbeitern die Arbeit mit Ihrem Programm nahezubringen und einheitliche Prozesse für das digitale Dokumentenmanagement zu implementieren.

Akten digital zu archivieren lohnt sich nicht immer

Wenn Sie auf ein digitales Dokumentenmanagement umsteigen möchten, dann kann das in vielerlei Hinsicht Vorteile bringen. Nur ein Problem ergibt sich dabei: Akten digital zu archivieren und zu indexieren kann ganz schön aufwendig sein – und für Verwirrung oder gar zum Verlust von Daten führen, wenn das Vorhaben nicht fachgerecht umgesetzt wird. Große Massen an Dokumenten einzuscannen ist nicht immer zielführend, vor allem dann, wenn Sie den größten Teil davon gar nicht mehr benötigen, sondern ihn nur pro forma aufbewahren müssen. In diesem Fall kann es sich anbieten, für Ihre Unterlagen einen Lagerraum anzumieten und Ihre physischen Akten zu archivieren. Nachdem Sie Ihre Akten und Dokumente richtig eingelagert haben, können Sie bequem auf ein digitales Dokumentenmanagement umsteigen.

Bei mylager bieten wir Ihnen kleine Lagerboxen und größere Archivflächen an, damit Sie Ihre Papierakten einfach bei uns unterbringen und so endlich wieder Platz in Ihrem Schrank schaffen können. Dank flexibler Laufzeiten schon ab einem Monat können Sie bei erhöhtem oder geringerem Bedarf schnell auf eine andere Fläche umsteigen und so immer nur den Platz nutzen, den Sie auch wirklich brauchen. Monatliche Pauschalpreise für maximale Planbarkeit runden das Angebot ab. Übrigens: Auch Waren, Büromöbel oder Werkzeug können Sie in unseren Lagern unterstellen!

Ein weiterer Grund, kein digitales Dokumentenmanagement zu betreiben, sind die teilweise hohen Kosten. So müssen Sie nicht nur die Software bezahlen, sondern auch die vielen Arbeitsstunden, die zur Einrichtung benötigt werden – ganz zu schweigen von der Einarbeitung der Mitarbeiter in das System. Wenn Sie mit Ihrem physischen System gut zurechtkommen, ist es nicht immer notwendig, auf ein digitales umzusteigen.

Dokumentenmanagement: Anbieter und Softwares

Da ein großer Bedarf an entsprechenden elektronischen Dokumentenmanagementsystemen besteht, gibt es auf dem Markt zahlreiche Anbieter, mit deren Hilfe Sie Ihre E-Akte anlegen können. Besonders sollten Sie bei der Auswahl darauf achten, dass Ihr Anbieter für das Dokumentenmanagement eine Ordnerstruktur, die für Sie nachvollziehbar und leicht zu bedienen ist, sowie ein zuverlässiges Fristenmanagement ermöglicht. Auch eine Suchfunktion sollte selbstverständlich Teil des Funktionsumfangs Ihres Tools sein – in der Regel ist dies aber Standard. Programme für die Digitalisierung oder Verwaltung von Akten wie zum Beispiel amango, DocuWare oder d.3ecm lassen sich gut auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden.

Neben spezialisierten Softwares für Dokumentenmanagement existieren auch leicht bedienbare Programme. So können Sie Dokumentenmanagement mit Microsoft etwa über SharePoint betreiben – hier können Ihre Mitarbeiter zum Beispiel auch gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Auch für die Dokumentenverwaltung mit Mac existieren hilfreiche Programme wie LogicalDoc oder PinPoint.

Private Unterlagen digital archivieren: Digitales Dokumentenmanagement für Privatpersonen

Nicht nur Unternehmen, auch Privatleute sammeln in ihrem Leben einige Unterlagen an. Handwerkerrechnungen, Mietunterlagen, Steuerbescheide, Bank- und Kaufbelege aber auch Immatrikulationsbescheinigungen oder Heiratsurkunden sollten Sie über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren – manche Dokumente sogar Ihr Leben lang. Ob Sie für Ihr privates Dokumentenmanagement eine digitale Aktenführung bevorzugen oder eine klassische Verwaltung mit Papier, ist Geschmackssache. Viele Personen bevorzugen die Aufbewahrung in Papierform – nicht zuletzt aus Sorge, die digitalen Akten zu verlieren. Herkömmliche Ordner eignen sich für die Aufbewahrung ideal. Sortieren Sie Ihre Unterlagen am besten thematisch. Wenn Ihre Akten zu Hause wertvollen Platz wegnehmen, eignen sich unsere Self Storages von mylager auch für Privatpersonen perfekt: Schon ab 1 m³ können Sie bei uns deutschlandweit Lagerräume mieten. Fragen Sie einfach unverbindlich unter der 0800 404 088 036 an!

Ausnahmen vom digitalen Dokumentenmanagement: Diese Akten müssen Sie im Original aufbewahren

Die meisten Unterlagen können Sie problemlos in eine digitale Akte überführen. Das Gesetz schreibt allerdings vor, dass Sie bestimmte Dokumente im Original vorweisen können. Dazu gehören Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie Konzernabschlüsse.

Auch im privaten Bereich müssen Sie Belege im Original aufbewahren, um diese zum Beispiel beim Finanzamt einreichen zu können. Meistens reicht dafür eine Kopie, dennoch sollten Sie das Original vorliegen haben. Sie sollten die Belege in der Regel rund vier Jahre lang aufbewahren. Denn auch wenn Sie viele Dokumente nicht mehr einreichen müssen, kann das Finanzamt diese nachfordern. Sind Sie selbständig, dann müssen Sie die Belege aufbewahren. Je nach Dokumentenart gilt dann eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren.

Ein papierloses Büro mit Dokumentenmanagement am Computer erleichtert in vielen Fällen die Arbeit. Nicht immer ist jedoch eine digitale Akte die richtige Lösung: Vor allem dann nicht, wenn Sie per Gesetz Dokumente im Original aufbewahren müssen oder wenn der Aufwand der Digitalisierung den Nutzen überschreitet. In diesem Fall bietet es sich an, einen kleinen Lagerraum zu mieten und so Akten aus dem Büro zu entfernen, aber trotzdem die Revisionssicherheit zu behalten. Denn alte Dokumente einfach zu entsorgen, kann ernsthafte Folgen für Ihr Unternehmen haben! Bei mylager bieten wir Ihnen geschützte und abschließbare Lagerräume für die Aufbewahrung Ihrer Akten – rufen Sie uns einfach unter der 0800 404 088 036 an und vereinbaren Sie einen Besichtigungstermin mit uns!